Panduan Penggunaan ClaimKu
Sistem manajemen perjalanan dinas dan klaim biaya yang terintegrasi dengan alur persetujuan yang jelas
Travel / Perjalanan Dinas
Pengajuan dan realisasi perjalanan dinas
1 Pengajuan Trip Request
User Submit
Mengisi form trip request
Line Manager
Review & Approve
CEO / Group CEO
Final Approval
Status Trip Request:
2 Realisasi Perjalanan (Setelah Trip Selesai)
Submit Realisasi
Upload bukti & biaya aktual
Line Manager
Verifikasi realisasi
Finance
Proses pembayaran
Info: Realisasi hanya bisa dibuat setelah Trip Request disetujui (Approved). Upload semua bukti pengeluaran seperti tiket, struk hotel, dan bukti lainnya.
Non-Travel Claims
Klaim biaya operasional non-perjalanan
1 Alur Pengajuan Non-Travel Claim
User Submit
Isi form klaim
Line Manager
Review
CEO
Approve
Finance
Bayar
Status Non-Travel Claim:
2 Kategori Biaya yang Dapat Diklaim
Operasional
- - Pulsa & Internet
- - ATK & Supplies
- - Biaya Kurir
Representasi
- - Entertainment Client
- - Meeting Expenses
- - Gift & Souvenir
Lainnya
- - Training & Sertifikasi
- - Medical Expenses
- - Other Expenses
Role & Akses Sistem
Hak akses berdasarkan role pengguna
User
- Submit Trip Request
- Submit Trip Realization
- Submit Non-Travel Claim
- View own submissions
Manager
- Semua akses User
- Approve/Reject subordinates
- View team submissions
- Team reports
Finance
- Process payments
- Approve realizations
- Financial reports
- Export data
CEO
- Final approval authority
- Approve all requests
- Executive dashboard
- Company-wide reports
Admin
- User management
- Approval hierarchy setup
- Entity & Department mgmt
- System configuration
Tips Penggunaan
Lengkapi Bukti
Selalu upload bukti pengeluaran (struk, invoice) untuk mempercepat proses approval.
Ajukan Tepat Waktu
Submit trip request minimal 3 hari sebelum keberangkatan.
Realisasi Segera
Submit realisasi maksimal 7 hari setelah perjalanan selesai.
Deskripsi Jelas
Berikan deskripsi yang jelas pada setiap pengajuan untuk memudahkan approval.